1. Ο υπεύθυνος για τη διαχείριση των απουσιών κατεβάζει το πρότυπο αρχείο excel από εδώ, και το μεταφέρει (με drag & drop) στον κεντρικό φάκελο του www.grafis.sch.gr (είσοδος με τους κωδικούς του στο Πανελλήνιο Σχολικό Δίκτυο).
2. Ανοίγουμε το αρχείο εντός του φακέλου και προσθέτουμε/αφαιρούμε καρτέλες για τα τμήματα ανάλογα με τις ανάγκες μας.
3. Σε κάθε καρτέλα προσθέτουμε τα επώνυμα και τα ονόματα των μαθητών στα αντίστοιχα κελιά, αντικαθιστώντας τις ονομασίες “Επώνυμο 1”, “Όνομα 1” κλπ. Τα επώνυμα των μαθητών που προστέθηκαν θα εμφανίζονται αυτόματα σε μορφή λίστας προς επιλογή στα κελιά της στήλης “ΜΑΘΗΤΗΣ”. Η συμπλήρωση των ονομάτων μπορεί να γίνει εύκολα και με αντιγραφή-επικόλληση από το excel που εξάγεται από την καρτέλα του αντίστοιχου τμήματος στο myschool.
4. Στην πρώτη καρτέλα (Α1) υπάρχει επιλογή για ορισμό των ορίων απουσιών, σύμφωνα με τα οποία θα χρωματίζεται αυτόματα το κελί με το όνομα του μαθητή που θα ξεπεράσει ένα συγκεκριμένο όριο (κελιά P5 και Q5). Η προεπιλογή για κίτρινο χρωματισμό είναι οι 10 απουσίες και για κόκκινο οι 20, και εφαρμόζεται αυτόματα σε όλες τις καρτέλες.
5. Όταν διαμορφώσουμε το αρχείο στην τελική του μορφή, πηγαίνουμε πίσω στον φάκελο του grafis.sch.gr που περιέχει το αρχείο και επιλέγουμε το εικονίδιο του διαμοιρασμού.
6. Στο παράθυρο διαμοιρασμού που εμφανίζεται συμπληρώνουμε το όνομα χρήστη στο ΠΣΔ για κάθε συναδέλφο με τον οποίο επιθυμούμε να μοιραστούμε το αρχείο (το όνομα χρήστη είναι το τμήμα πριν από το “@” στη διεύθυνση email τους στο ΠΣΔ, καθώς επίσης και το τελευταίο τμήμα της διεύθυνσής τους στο webex). ‘Οσο πληκτρολογούμε τον κωδικό, εμφανίζονται οι διαπιστευμένοι χρήστες του grafis.
Σημαντικό: Για να εμφανιστούν οι κωδικοί των συναδέλφων και να μπορούμε να τους επιλέξουμε, πρέπει να έχουν συνδεθεί στο παρελθόν τουλάχιστον μία φορά στο grafis. Επειδή οι περισσότεροι δεν θα το έχουν κάνει, θα χρειαστεί πρώτα να σταλεί ένα email σε όλους με την υπόδειξη να συνδεθούν μία φορά στο grafis.sch.gr με τους κωδικούς του ΠΣΔ, ώστε να ενεργοποιηθεί αυτόματα η πιστοποίησή τους.
7. Ανοίγουμε το αρχείο από τον φάκελο που βρίσκεται και αντιγράφουμε τη διεύθυνσή του.
8. Στέλνουμε τη διεύθυνση στον σύλλογο καθηγητών.